Çoğu ekipte en çok şikâyet edilen şey toplantılar. Aynı ekipte en çok toplantı düzenleyen kişiler de çoğu zaman aynı şikâyeti dile getiriyor. Bu çelişki, toplantının kendisinin değil, hangi işin hangi biçimde yapılacağına dair kararın sorunlu olduğunu gösteriyor.
Toplantı kötü bir araç değil. Yanlış işe koşulduğunda pahalı bir araç.
Toplantının gerçek maliyeti
Bir saatlik bir toplantıya altı kişi katılıyorsa, harcanan şey bir saat değil altı saat. Buna bir de hazırlık ve toplantı sonrası dağılan odağı eklemek gerekiyor. Derin çalışma gerektiren işlerde, gün ortasına konmuş bir toplantı o günü ikiye bölüyor ve ikisi de yarım kalıyor.
Bunu hesaplamak gerekmiyor ama hissetmek gerekiyor. Toplantı çağrısı göndermeden önce şu soruyu sormak işin yarısını çözüyor: bu iş için gerçekten aynı anda aynı yerde olmamız gerekiyor mu.
Hangi iş toplantı ister
Toplantının gerçekten üstün olduğu birkaç durum var.
Kararın tartışmayla olgunlaşması gerekiyorsa. Farklı görüşlerin karşılıklı konuşmayla netleştiği, yazışmayla uzayacak konular toplantıya uygun.
Hassas bir konu konuşulacaksa. Performans, anlaşmazlık, kötü haber gibi konular yazılı kanalda soğuk ve yanlış anlaşılmaya açık.
Ortak bir şey üretilecekse. Beyin fırtınası, plan çıkarma, sorun çözme oturumları birlikte düşünmeyi gerektiriyor.
Yeni birinin bağlam kazanması gerekiyorsa. Yeni katılan kişiye işin nasıl yürüdüğünü anlatmak yazıyla değil konuşmayla hızlanıyor.
Hangi iş e-posta olabilirdi
Durum güncellemesi. Herkesin sırayla ne yaptığını söylediği toplantılar, yazılı bir güncellemeyle çok daha az zaman harcanarak yapılabiliyor. Üstelik yazılı hâli aranabilir ve sonradan okunabilir oluyor.
Bilgi aktarımı. Tek yönlü anlatım, doküman ya da kısa bir ekran kaydı olarak çok daha verimli. Kayıt izleyen kişi hızlandırabiliyor, tekrar izleyebiliyor.
Onay almak. Net bir teklif yazıp onay istemek çoğu zaman yeterli. Toplantı, itiraz beklendiğinde anlamlı.
Alışkanlıktan gelen tekrar eden toplantılar. Takvimde aylardır duran ama kimsenin neden yapıldığını hatırlamadığı toplantılar en büyük sessiz maliyet kalemi.
Toplantı yapılacaksa iyi yapmak
Gündem yoksa toplantı yok. Bir cümlelik bile olsa amaç yazılmalı ve bu amaç karar odaklı olmalı. "Fiyatlandırma konuşulacak" değil, "yeni paketin fiyatına karar verilecek" gibi.
Davetliyi daraltmak. Herkesi çağırmak kibar görünüyor ama insanların zamanını çalıyor. Kararda oyu olmayanlar için notu paylaşmak yeterli. Katılım isteğe bağlı yapılabilir.
Süreyi kısaltmak. Otuz dakikalık varsayılan yerine yirmi dakika koymak çoğu toplantıyı hızlandırıyor. İş, ayrılan süreyi doldurmaya eğilimli.
Kararı ve sorumluyu yazmak. Toplantının çıktısı üç satırlık bir not olmalı: ne karar verildi, kim ne yapacak, ne zamana kadar. Bu not yazılmıyorsa toplantı büyük ihtimalle tekrar edilecek.
Odak zamanını korumak
Bireysel dikkat kadar takvimin şekli de önemli. Toplantıları belirli günlere ya da günün belirli dilimine toplamak, kesintisiz çalışma blokları bırakıyor. Yazılım, tasarım, yazı gibi işlerde bu fark verimlilikte gözle görülür.
Uzaktan ve hibrit çalışan ekiplerde eş zamansız iletişimi varsayılan yapmak daha da kritik. Yazılı kültür güçlü olan ekipler daha az toplantıyla daha hızlı ilerliyor. Bunun karşılığı, yazmaya zaman ayırmak.
Küçük bir temizlik denemesi
Ekip olarak denenebilecek basit bir uygulama var. Tekrar eden bütün toplantıları iki hafta için iptal et ve şu kuralı koy: gerçekten eksikliği hissedilen toplantı geri gelsin, hissedilmeyen gelmesin.
Çoğu ekipte geri gelen toplantı sayısı, iptal edilenin yarısından az oluyor. Kazanılan zaman ise hemen fark ediliyor. Bu tür deneyleri ve sonuçlarını paylaşmak için kanallar iyi bir yer.
Paylaş
inovanadolu
inovanadolu platformu
Henüz yorum yok
İlk yorumu sen yaz
Bu yazı hakkında ilk sözü söyleyen sen ol. Deneyimini paylaş, katılmadığın yeri yaz ya da merak ettiğini sor.